書面を活用した町内会の総会等の開催について

総会等の会議の開催について

　町内会の総会等の会議は、多数の会員が集会施設に集まらなくても、書面表決書や委任状を活用して開催することができます。

　ここでは、認可地縁団体の総会開催方法についてお知らせします。認可地縁団体でない町内会については以下の方法を遵守する必要はありませんが、参考にしていただき、町内会員の皆さまでよく話し合って決めていただければと思います。

認可地縁団体の総会開催方法の例

総会を開催し、当日出席しない人のみ書面を提出する

認可地縁団体は、地方自治法第260条の13の規定により、少なくとも年に1回の総会開催が義務となっています。そのため、原則、総会自体を省略することはできません。

そのうえで、次の開催方法が考えられます。

1.　総会の日程や場所等を設定し、開催案内文を作成する。

• 案内文に、「当日出席できない場合は、書面表決書により意思表示していただくか、代理人に表決権を委任していただきたい」旨を明記することが望ましいと考えられます。
• 書面表決→書面をもって、議案に対する賛否を表明することです。
• 表決権の委任→自らの表決権を代理人に託すことです。町内会では、代理人は議長や世帯主になることが一般的です。

2.　開催案内文や議案、書面表決書、委任状を会員に配付する。

3.　書面表決書、委任状を提出してもらう。

4.　役員や、当日出席可能な会員が集まり、総会を開催する。集まった会員は通常の表決権を行使し、書面表決書や委任状と合わせて集計する。

5.　回覧等で、結果を会員にお知らせする。

なお、書面表決書と委任状は、どちらか片方のみで運用することも考えられます。町内会の実情に合わせていただければ結構です。

参考として、書類のサンプルを掲載します。

総会案内

• 総会案内書類サンプル （Word 30.0KB）
• 総会案内書類サンプル （PDF 31.1KB）

認可地縁団体以外の町内会向けのサンプル

• 委任状サンプル （Word 15.0KB）
• 委任状サンプル （PDF 13.4KB）
• 書面表決書サンプル （Word 31.5KB）
• 書面表決書サンプル （PDF 16.8KB）

認可地縁団体向けのサンプル

• 委任状サンプル （Word 14.9KB）
• 委任状サンプル （PDF 14.7KB）
• 書面表決書サンプル （Word 40.5KB）
• 書面表決書サンプル （PDF 35.7KB）

総会を開催せずに、書面又は電磁的方法による決議を行う

2022年8月20日に施行された法改正により、認可地縁団体において総会を開催せずに書面又は電磁的方法による決議を行うことが可能となりました（地方自治法第260条19の2）。

ただし、次の2つのいずれかの方法で進める必要があります。

方法1　書面又は電磁的方法による決議をすることについて、構成員の承諾を得る方法

1. 総会で決議すべき事項について、書面又は電磁的方法による決議をすることの可否を問う。
2. 構成員全員からの承諾があった場合のみ、その事項について書面又は電磁的方法による決議をすることができる。このときの決議は、総会における決議方法に準ずる。
   なお、1人でも書面又は電磁的方法による決議をすることに承諾しない構成員があった場合は、総会を開催する必要があります。

方法2　総会で決議すべき事項について、構成員全員の合意を得る方法

1. 総会で決議すべき事項について、書面又は電磁的方法で賛否を問う。
2. 構成員全員の合意を得られた場合は、その事項について書面又は電磁的方法による決議があったものとみなす。
   なお、1人でも反対の意思表示があった場合は、総会を開催する必要があります。